Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist sysperanvia, Urbanusstraße 60, 51147 Köln, Deutschland. Sie erreichen uns unter +49783483930 oder per E-Mail an help@sysperanvia.com.

Die verantwortliche Stelle entscheidet allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten. Das betrifft beispielsweise Namen, E-Mail-Adressen oder Zahlungsinformationen.

Welche Daten sammeln wir?

Automatisch erfasste Informationen

Beim Besuch unserer Website erfassen wir automatisch technische Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Das passiert bei jeder Website – nichts Ungewöhnliches also.

• IP-Adresse (anonymisiert nach 7 Tagen)
• Browsertyp und verwendete Version
• Betriebssystem Ihres Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Verweisende Website (Referrer-URL)
• Aufgerufene Seiten auf sysperanvia.com

Diese Daten verwenden wir ausschließlich zur Sicherstellung der Funktionsfähigkeit und zur Verbesserung unserer Website. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen findet nicht statt.

Daten, die Sie uns geben

Wenn Sie Kontakt zu uns aufnehmen oder sich für unsere Budgetierungs-Tools anmelden, geben Sie uns bewusst Informationen. Das können sein:

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (optional)
• Ihre Nachricht oder Anfrage
• Informationen zur gewünschten Dienstleistung

Wie verwenden wir Ihre Daten?

Jede Datenverarbeitung hat einen konkreten Zweck. Hier ist die Übersicht, was wir mit welchen Daten machen:

Website-Analyse

Wir nutzen eine selbst gehostete Analysesoftware, um zu verstehen, wie Besucher unsere Website nutzen. Dabei setzen wir keine Cookies ein und erheben keine personenbezogenen Daten. Alle Statistiken sind anonym und werden ausschließlich auf Servern in Deutschland gespeichert.

Cookies und ähnliche Technologien

Unsere Website setzt nur technisch notwendige Cookies ein. Diese sind erforderlich, damit die Website funktioniert – beispielsweise um Ihre Spracheinstellung zu speichern oder Sie eingeloggt zu halten.

Wir verwenden keine Tracking-Cookies von Drittanbietern. Sie müssen also keinem Cookie-Banner zustimmen, wenn Sie einfach nur unsere Inhalte lesen möchten.

Datenweitergabe an Dritte

Ihre Daten gehören Ihnen. Wir verkaufen sie nicht und geben sie nicht ohne triftigen Grund weiter. In bestimmten Fällen arbeiten wir jedoch mit externen Dienstleistern zusammen:

Hosting-Anbieter

Unsere Website wird auf Servern in Deutschland gehostet. Der Hosting-Anbieter hat Zugriff auf die technischen Daten, die beim Websitebesuch anfallen. Mit ihm haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen.

E-Mail-Versand

Für den Versand von Transaktions-E-Mails (Bestätigungen, Passwort-Resets) nutzen wir einen spezialisierten Dienstleister mit Servern in der EU. Auch hier gilt: Auftragsverarbeitungsvertrag, DSGVO-konform, keine Weitergabe an Dritte.

Zahlungsabwicklung

Wenn Sie kostenpflichtige Dienste buchen, arbeiten wir mit einem Zahlungsdienstleister zusammen. Ihre Zahlungsdaten (Kreditkarte, Bankverbindung) werden direkt an diesen übermittelt – wir selbst speichern sie nicht. Der Zahlungsdienstleister ist PCI-DSS-zertifiziert und erfüllt höchste Sicherheitsstandards.

Ihre Rechte

Die DSGVO gibt Ihnen weitreichende Rechte über Ihre persönlichen Daten. Hier sind sie im Überblick – und wie Sie sie bei uns ausüben können.

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Sie können jederzeit erfragen, welche Daten wir über Sie gespeichert haben. Wir senden Ihnen dann eine vollständige Übersicht – kostenlos, versteht sich. Das kann ein paar Tage dauern, aber normalerweise antworten wir innerhalb einer Woche.

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Falsche Daten? Kein Problem. Teilen Sie uns mit, was nicht stimmt, und wir korrigieren es umgehend. Sie können viele Daten auch selbst in Ihrem Profil anpassen.

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Wenn Sie möchten, dass wir Ihre Daten löschen, können Sie das beantragen. Wir prüfen dann, ob dem etwas entgegensteht – etwa gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Falls nicht, werden Ihre Daten innerhalb von 30 Tagen gelöscht.

Ausnahmen: Rechnungsdaten müssen wir aus steuerrechtlichen Gründen 10 Jahre aufbewahren. Nach Ablauf dieser Frist werden sie automatisch gelöscht.

Recht auf Einschränkung (Art. 18 DSGVO)

Sie können die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken lassen, wenn Sie beispielsweise die Richtigkeit der Daten bestreiten. Während der Prüfung nutzen wir die Daten nur eingeschränkt.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie erhalten Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen Format (CSV oder JSON). So können Sie sie problemlos zu einem anderen Anbieter mitnehmen.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Bei Datenverarbeitung aufgrund berechtigter Interessen können Sie jederzeit Widerspruch einlegen. Wir prüfen dann, ob unsere Interessen Ihre überwiegen – in den meisten Fällen respektieren wir Ihren Widerspruch.

So machen Sie Ihre Rechte geltend

• E-Mail an help@sysperanvia.com mit dem Betreff "Datenschutzanfrage"
• Telefonisch unter +49783483930 (Mo-Fr, 9-17 Uhr)
• Per Post an sysperanvia, Urbanusstraße 60, 51147 Köln

Wichtig zur Identifikation: Damit wir sicher sind, dass Sie auch wirklich Sie sind, benötigen wir eine Kopie Ihres Ausweises oder eine andere Form der Legitimation. Das dient Ihrem eigenen Schutz.

Datensicherheit

Wir setzen moderne technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen. Dazu gehören:

• SSL/TLS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen (erkennbar am Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile)
• Verschlüsselte Datenspeicherung auf unseren Servern
• Regelmäßige Sicherheitsupdates und Penetrationstests
• Zugriffsbeschränkungen – nur autorisierte Mitarbeiter haben Zugang zu personenbezogenen Daten
• Tägliche Backups mit verschlüsselter Speicherung an geografisch getrennten Standorten
• Zwei-Faktor-Authentifizierung für administrative Zugänge

Trotz aller Sicherheitsmaßnahmen: Eine hundertprozentige Sicherheit gibt es im Internet nicht. Wir tun unser Bestes, können aber keine absolute Garantie geben. Falls es zu einem Datenschutzvorfall kommen sollte, informieren wir Sie und die zuständigen Behörden gemäß DSGVO innerhalb von 72 Stunden.

Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie wir sie brauchen. Konkret bedeutet das:

• Kontaktanfragen: 3 Jahre nach der letzten Kommunikation
• Kundendaten (aktive Nutzung): Für die Dauer der Geschäftsbeziehung plus 3 Jahre
• Rechnungsdaten: 10 Jahre (gesetzliche Pflicht nach § 147 AO)
• Newsletter-Anmeldungen: Bis zum Widerruf
• Server-Logs: 7 Tage, danach Anonymisierung der IP-Adressen
• Backup-Daten: 90 Tage, danach automatische Löschung

Nach Ablauf dieser Fristen werden Ihre Daten automatisch gelöscht oder anonymisiert. Sie können natürlich jederzeit eine frühere Löschung beantragen – sofern keine rechtlichen Gründe dagegensprechen.

Datenübermittlung außerhalb der EU

Grundsätzlich speichern und verarbeiten wir alle Daten innerhalb der Europäischen Union. Es gibt aber Ausnahmen, bei denen eine Übermittlung in Drittländer technisch notwendig ist.

Falls das der Fall ist, stellen wir durch geeignete Garantien sicher, dass Ihre Daten geschützt bleiben – etwa durch EU-Standardvertragsklauseln oder wenn der Anbieter unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist.

Aktuell arbeiten wir ausschließlich mit Dienstleistern innerhalb der EU. Sollte sich das ändern, werden wir diese Datenschutzerklärung entsprechend aktualisieren.

Beschwerde bei Aufsichtsbehörde

Wenn Sie der Meinung sind, dass wir Ihre Daten nicht korrekt behandeln, können Sie sich jederzeit an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden. Für uns ist das:

Das ist Ihr gutes Recht. Wir würden uns aber freuen, wenn Sie zunächst direkt mit uns sprechen. Meistens lässt sich alles klären, ohne dass Behörden eingeschaltet werden müssen.

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung zu aktualisieren – etwa wenn wir neue Funktionen einführen oder sich rechtliche Anforderungen ändern. Die aktuelle Version finden Sie immer auf dieser Seite.

Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie per E-Mail, sofern wir Ihre E-Mail-Adresse haben. Es lohnt sich aber auch, gelegentlich selbst hier vorbeizuschauen.